为规范协会档案管理工作，保证档案的完整及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理规定，结合本协会档案工作的实际情况，制定本制度。
一、档案立卷归档
1、凡是在日常工作及重大业务活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史真实记载原件。
2、承办人员应将办理完毕或工作中形成的文件资料，及时主动地交档案管理员立卷归档，集中管理。
3、财务人员应在次年的六月底前，按规定立卷归档，暂由财务人员保存一年后，移交档案管理人员按规定存放。
4、电子文件实行集中统一管理，归档方式按照同类纸质文件的规定定期完成。
5、存放资料要分类存放，便于查找。
6、采取有效地防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等安全预防措施，确保档案的安全。
7、档案管理人员调动工作时，应在离职前办好档案的交接手续。
二、档案管理使用
1、 加强保密观念，严格遵守国家《档案法》和《保密法》的各项规定，认真做好文件的保密、归档工作。
2、建立档案《档案借阅登记》簿，对借阅和使用进行登记。
3、查阅档案需复印（部分或全部）档案资料时，应登记注明。
4、要爱护档案，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等，如发现有上述情况者，按《档案法》规定进行必要处理。
5、定期清理，对已失去利用价值和保存价值的档案资料，需销毁的，要有两人以上监销，监销人员在销毁前应认真清点核对，在销毁清册上签章。
三、档案管理员工作职责
1、加强与各部门的联系，做好本单位需归档文件材料的收集整理工作，保证其完整、及时归档。
2、坚持原则，保守机密，严格执行档案管理、查阅和重大事项报告的有关规定，工作严谨，防止失密泄密等事故发生。
3、做好档案统计工作和利用效果反馈记录工作。
4、采取有效地安全预防措施，确保档案的安全保存。
山东省价格协会
2012年2月16日